Multi Functionele Ruimte “De Palmpit/VOC Midden Nederland”
Indien u een evenement wil organiseren in de MFR De Palmpit dient u vooraf in overleg met de beheerder afspraken te maken met betrekking tot uw wensen. Dit kan persoonlijk tijdens uw bezoek aan de HCRB&T, via telefoon of E-mail.
Aan de hand van uw wensen en de eventuele adviezen van de beheerder ontvangt u tijdig een offerte met daarin omschreven welke afspraken voor catering/faciliteiten er gemaakt zijn.
Wijzigingen op deze offerte dient u zo spoedig mogelijk door te geven aan de beheerder, u ontvangt dan een nieuwe gewijzigde offerte.
Indien u akkoord gaat met de (gewijzigde) offerte dan dient u deze voor akkoord te ondertekenen en retour te zenden aan de beheerder.
Na ontvangst van de door u voor akkoord ondertekende offerte zal de beheerder de door u gewenste catering/faciliteiten aan gaan vragen.
De beheerder van de MFR De Palmpit faciliteert uw evenement van A t/m Z, u mag zelf geen afspraken maken met welke cateraar dan ook, wij maken gebruik van onze eigen cateraars.
Uiterlijk zeven werkdagen voorafgaande aan uw evenement dient u de juiste sterkte van het aantal te verwachte gasten door te geven aan de beheerder. Wijzigingen in de sterkte en/of catering zijn na deze periode niet meer mogelijk.
Indien u dit nalaat zal bij het opmaken van de factuur uitgegaan worden van het vooraf in de offerte aangegeven aantal gasten.
Zo spoedig mogelijk na uw evenement ontvangt u een factuur met daarop de afspraken welke gemaakt zijn in de offerte, het eventueel gewijzigde aantal gasten en het daadwerkelijk aantal gebruikte consumpties welke tijdens het evenement bijgehouden worden op een turflijst, tenzij anders afgesproken.
Binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur dient u het bedrag over te maken op het IBAN-nummer van de Penningsmeester SHCRB&T zoals vermeld op de factuur onder vermelding van datum en factuurnummer.
Indien u niet binnen het gestelde termijn van 14 dagen de factuur betaald heeft, ontvangt u een 1e aanmaning zonder extra kosten.
Indien u nalaat deze 1e aanmaning binnen het wettelijke termijn van 30 dagen betaalbaar te stellen, zal u een 2e aanmaning ontvangen waarbij het factuurbedrag verhoogd zal worden met 10%, met een minimum van € 50,00.
LET OP: De beheerder van de MFR De Palmpit stuurt GEEN facturen naar uw FABK of andere (betaal-)instantie.
U als klant bent zelf verantwoordelijk voor het betalen van de factuur, ook al maakt u gebruik van een budgetnummer en heeft u recht op een vergoeding van Defensie cfm. de Regeling Budgetten CLAS.
U dient zelf de factuur toe te sturen aan uw FABK om uw vergoeding te declareren. De SHCRB&T ontvangt geen vergoedingen van het FABK.
U kunt alleen gebruik maken van uw vergoeding cfm. de Regeling Budgetten CLAS indien u gebruik maakt van de faciliteiten van Paresto.
Facturen worden door de beheerder MFR De Palmpit NIET gesplitst in een factuur met uw rechthebbende vergoeding en een restant factuur, u krijgt één totaal factuur.
Indien u binnen Defensie werkzaam bent kunt u eventueel een persoonlijk/functioneel voorschot aanvragen of het factuurbedrag zelf voorschieten, waarna u de factuur declareert bij uw FABK voor uitbetaling.
