Algemene Voorwaarden

  1. Indien u een evenement wil organiseren in de MFR De Palmpit dient u vooraf in overleg met de beheerder afspraken te maken met betrekking tot uw wensen. Dit kan door het invullen van het Aanvraagformulier Faciliteiten, via telefoon of E-mail of persoonlijk tijdens uw bezoek aan de HCRB&T.
  2. Aan de hand van uw wensen en de eventuele adviezen van de beheerder ontvangt u tijdig een offerte met daarin omschreven welke afspraken voor catering/faciliteiten er gemaakt zijn.
  3. Wijzigingen op deze offerte dient u zo spoedig mogelijk door te geven aan de beheerder, u ontvangt dan een nieuwe gewijzigde offerte.
  4. Indien u akkoord gaat met de (gewijzigde) offerte dan dient u deze voor akkoord te ondertekenen en retour te zenden aan de beheerder.
  5. Na ontvangst van de door u voor akkoord ondertekende offerte zal de beheerder de door u gewenste catering/faciliteiten aan gaan vragen.
  6. Het is voor de klant niet toegestaan zelfstandig afspraken te maken met een (externe) cateraar, wij maken gebruik van onze eigen cateraar(s) en wij faciliteren uw evenement van A t/m Z.
  7. U  kunt uw voor akkoord ondertekende offerte gebruiken voor het aanvragen van een budgetnummer bij uw FABK, zodat het offerte-bedrag gereserveerd wordt voor uitbetaling van uw factuur. 
  8. Het factuurbedrag kan afwijken van de offerte a.g.v. wijzigingen in het aantal gasten, catering en/of gebruikte faciliteiten.
  9. Uiterlijk zeven werkdagen voorafgaande aan uw evenement dient u de juiste sterkte van het aantal te verwachte gasten door te geven aan de beheerder. Wijzigingen zijn na deze periode niet meer mogelijk.
  10. Indien u dit nalaat zal bij het opmaken van de factuur uitgegaan worden van het vooraf in de offerte aangegeven aantal gasten.
  11. Zo spoedig mogelijk na uw evenement ontvangt u een factuur met daarop de afspraken welke gemaakt zijn in de offerte, het eventueel gewijzigde aantal gasten en het daadwerkelijk aantal gebruikte consumpties, tenzij anders is afgesproken.
  12. Binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur dient u het bedrag over te maken op het IBAN-nummer van de Penningsmeester SHCRB&T zoals vermeld op de factuur onder vermelding van datum en factuurnummer.
  13. Indien u niet binnen het gestelde termijn van 14 dagen de factuur betaald heeft, ontvangt u een 1e aanmaning zonder extra kosten.
  14. Indien u nalaat deze 1e aanmaning binnen het wettelijke termijn van 30 dagen betaalbaar te stellen, ontvangt u een 2e aanmaning waarbij het factuurbedrag verhoogd zal worden met 10%, met een minimum van € 50,00.
  15. Indien u ook deze aanmaning negeert, zijn wij genoodzaakt een incassobureau in te schakelen en zal, indien u binnen Defensie werkzaam bent, uw commandant hiervan in kennis gesteld worden.
  16. Indien u gebruik maakt van een budgetnummer stuurt de beheerder van de MFR De Palmpit de factuur via mail aan u. U dient er zelf zorg voor te dragen dat u deze factuur, eventueel met een prestatieverklaring, zo snel mogelijk naar uw FABK stuurt.
  17. Indien u binnen Defensie werkzaam bent en geen gebruik maakt van een budgetnummer, kunt u eventueel ook een persoonlijk of functioneel voorschot aanvragen of het factuurbedrag zelf voorschieten, waarna u de factuur declareert bij uw FABK voor uitbetaling.
  18. Wil u een reunie organiseren en bent u aangesloten bij een erkende Veteranen Vereniging, dan kunt u mogelijk gebruik maken van een subsidie via het Veteranen Instituut cfm. de Regeling Reuniefaciliteiten.